Personuppgifter (GDPR)

Allmänt

Från den 25 maj 2018 gäller den nya Dataskyddsförordning (GDPR). GDPR ersätter den tidigare Personuppgiftslagen (PUL 1998) och gäller för alla EU-länder. Övergripande beskrivning och termer GDPR har tagits fram för att skydda medborgarnas rättigheter avseende hantering och spridning av personuppgifter. Avsikten är att alla invånare inom EU ska kunna känna sig trygga med att deras registrerade uppgifter inte används på ett otillbörligt sätt. Nuvarande svenska PUL är egentligen grunden till GDPR och merparten av PUL återfinns i GDPR. Det förekommer en hel del olika begrepp när man pratar om GDPR och här listas de som berör dig som är medlem i Högenvägen samfällighetsförening.

Personuppgiftsansvarig

Den personuppgiftsansvarige bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter. Personuppgiftsansvarig är Högenvägens samfällighetsförening som behandlar personuppgifter i sin verksamhet och som bestämmer vilka uppgifter som ska behandlas och vad uppgifterna ska användas till.

Personuppgift

Medlemsregistret hanterar förhållandevis små mängder persondata och här är det viktigt att skilja på vanliga och känsliga personuppgifter. Det finns inga fält i medlemsregistret som kan fyllas med känsliga personuppgifter. Samfälligheten hanterar följande personuppgifter: Namn, adress, fastighet, telefonnummer samt faktureringsuppgifter. Vi enstaka tillfällen hämtar föreningen hem personnummer som behövs vid ansökan om betalningsföreläggande, ex. någon som inte har erlagt utdebiterad avgift eller för utbetalning av ersättning. Uppgifterna lagras endast på de blanketter som sänds till Kronofogden. Du som är registrerad i medlemsregistret för Högenvägen samfällighetsförening har rätt att från och med den 25 maj 2018 få ut en kopia på alla uppgifter som finns lagrade om dig, även sådant som eventuellt lagras i fritextfält i medlemsregistret.

Samtycke

Samtycket till registrering av personuppgifter är en av de viktigaste nyheterna i GDPR. För dig som ägare till en fastighet inom Högenvägen samfällighet är detta däremot inte tillämpbart. I och med att en fastighet och eller tomt överlåts så blir du också automatiskt delägare i Högenvägen Samfällighetsförening som förvaltar de gemensamt ägda anläggningarna. Samfälligheten behöver inte inhämta samtycke från en ny fastighetsägare då ett ägande av en fastighet också innebär en del i den gemensamt ägda anläggningen.

Kontaktuppgifter till styrelsemedlemmar och byalagschefer återfinns på samfällighetens hemsida eftersom medlemmarna har ett berättigat intresse att kontakta dessa personer. Det är också underförstått att man som medlem i styrelsen eller som byalagschef kommer att vara kontaktperson för medlemmarna och att det därför finns ett behov av att ha kontaktuppgifter publicerade.

Med andra ord använder samfälligheten sig i alla delar av intresseavvägning som grund för lagring av personuppgifter.

Personuppgiftsincident

Om ett dataintrång eller en oavsiktlig förlust av personuppgifter inträffar så måste den personuppgiftsansvarige dokumentera incidenten och anmäla den till Datainspektionen inom 72 timmar. Vid eventuellt dataintrång i någon del av samfällighetens register upprättar vi anmälan för alla våra medlemmar.

Registerutdrag

Från och med den 25 maj 2018 kan du begära ut information om vilka personuppgifter som lagrats om dig av Högenvägens samfällighetsförening. Detta avser sådana uppgifter som kan användas för att identifiera dig som person. Radering Samfälligheten raderar löpande personuppgifter när det saknas skäl för behandling. Du har som tidigare ägare till en fastighet rätt att få dina uppgifter i medlemsregistret raderade, uppgifter som hänförs till bokföringsregler och redovisningsplikt (inklusive mötesprotokoll) kan inte raderas. Mer information Informationen tillhandahålls genom Styrelsen.

Allmän info om GDPR finns på https://www.datainspektionen.se/fragor-och-svar/gdpr/

Medlemsregister och digital kommunikation

Högenvägens Samfällighetsförening använder FSY föreningssystem utvecklat av Wikinggruppen för vår hemsida och för att hantera vårat medlemregister. All lagring av data sker i Sverige på servrar hos Wikinggruppens driftleverantörer Oderland AB samt Internetport AB.

För digital kommunikation används Google Workspace. Hos Google lagras e-postlistor per byalag med e-postadress för att kommunicera effektivt. Högenvägens Samfällighetsförening har ett Personuppgiftsbiträdesavtal med Google.

Vid utflyttning rekommenderar vi att du som medlem kontaktar styrelsen så att medlemregistret kan hållas aktuellt. Styrelsen kommer inför varje årsmöte köpa in fastighetsdata från fastighetsregistret hos Lantmäteriet för att upprätta röstlängd inför stämman. Medlemregistret och e-postlistorna kommer stämmas av mot denna data.